العمل فـي فريق

أولاً: تعرف على معنى جماعة العمل وأهميتها.

1-تتكون جماعة العمل من بين اثنين أو اكثر، يتفاعلون مع بعضهم البعض، بشكل ثابت نسبياً في هذا التفاعل، ويحيط بهم قيم وقواعد سلوكية، وذلك من أجل تحقيق هدف المجموعة (أو المنظمة).

2-جماعات العمل لها مسميات حقيقية في الواقع غير هذا المسمى. حيث يطلق عليها فرق عمل، ووحدات، وأقسام، وإدارات، ولجان، ومجالس، وفروع، وشعب.

3-يحب العاملون أن يعملوا في ظل جماعات لأنها تشبع احتياجاتهم الاجتماعية، وتحميهم من أي أخطار خارجية، وتقوي التفاهم والمشاركة الوجدانية.

4-إذا استطاع المدير أن يخلق من أفراد قسمه جماعة متماسكة، فإنه يتجنب بذلك فرصة ظهور جماعة أو جماعات عمل (غير رسمية) قد تعرقل جهوده في العمل.

5-يمكن تفعيل وتقوية العمل الجماعي بعقد اجتماعات دورية تناقش مشاكل العمل وتخطط له، كما أن اللجان تعتبر وسيلة جيدة لربط العاملين وتماسكهم ولحل المشاكل.

ثانياً: خطط للعمل الجماعي.

ويتضمن ذلك تحديد أهداف الجماعة، وصفقاتها، وعملها، وقيمتها، وقوتها كالآتي:

1-عليك كمدير أن تعتبر قسمك أو وحدتك باعتبارها جماعة عمل، وحاول بناء روح الفريق في عملك.

2-حدد أهداف جماعة العمل خلال الفترة القادمة (شهرن وسنة، وأكثر) مثل:

• كمية العمل.                                 • جودة العمل.

• نمو القسم.                            طريقة أدائه للعمل.

• اللوائح التي يقدمها القسم.                   • درجة الالتزام بالجودة.

• كمية العمل.                                 •الالتزام بالوقت.

3-حدد كيف تود أن ينظر الآخرون والأقسام الأخرى إلى جماعة عملك. وما هي الصفات الأساسية التي تود أن تميز جماعة عملك؟

4- حدد الأطراف والعملاء الذين يتعاملون مع قسمك، وحدد طريقة تعاملك معهم، وكيف تود منهم أن ينظروا إلى قسمك.

5-حدد القوى الدافعة والصفات التي تميز تقديمك لعملك وخدماتك إلى متلقى هذه الخدمات: هل هي التكلفة القليلة، أو الجودة، أو الوقت، أو ماذا؟

6-حدد القيم التي تؤمن بها الجماعة، والتصرفات السلوكية التي تعتقد أنها اهم لعمل الفريق (مثل الأمانة، والنظافة، والمحافظة على الوقت، والجودة، وخدمة العميل، والمرونة، والابتكار، وتشجيع العمل الجماعي، والمشاركة في المعلومات، وعدم الانفراد بالقرار، وغيرها من القيم).

7-حدد طبيعة العلاقة بين جماعة العمل وجماعات العمل الأخرى، وحدد طبيعة التعاون، والتنسيق، وتبادل الرأي والمنفعة بين الجماعات.

ثالثاً: مكونات العمل الجماعي.

ويتضمن ذلك تحديد مسؤوليات كل فرد في الجماعة، والتدريب وإجراءات العمل بها كالآتي:

1-حدد مسؤوليتك باعتبارك قائد لفريق، وحدد مسؤولية الجماعة فيما يتبقى من أعمال. ومن أهم مسؤولياتك كقائد هي: تخطيط العمل، وتحديد الأهداف، ووضع جداول التنفيذ، وتعيين أعضاء جدد للجماعة، وطلب الموارد اللازمة من خامات، وأموال، ومعلومات، وتجهيزات، وأدوات، كما أن من مسؤولياتك مكافأة من احسن العمل، وعقاب المقصر.

2-حدد مسؤولية كل شخص في الجماعة، فيما يمس الخامات، وتدفق العمل، والأعداد، والمناولة، والتلخيص، والتسجيل، والرقابة على الجودة، والتنفيذ.

3-حدد التدريب اللازم لكل عضو في فريق العمل، وتتميز فرق العمل الجيدة بالقدرة على تدريب أفرادها للقيام بأكثر من عمل، حتى يمكن الاضطلاع بمسؤولية القائمين، والمرضى، والحالات الطارئة في العمل.

4-تأكد من أن كل فرد في الجماعة لديه الاتجاهات النفسية السليمة تجاه الجماعة وتجاه النجاح في العمل. ويتم ذلك من خلال توضيح مزايا العمل في الجماعة، وكيفية علاج مشاكل العمل الجماعي، والمزايا الشخصية التي ستعود على كل فرد.

5-وضح إجراءات العمل والسياسات التي تحتاج إلى تغيير في جماعة العمل (أو القسم) حتى يمكن للجماعة أن تحقق أهدافها. ومن هذه الإجراءات والسياسات التي قد يجب تغييرها هي:

•هيكل التنظيم في القسم.

•الوصف الوظيفي لكل فرد في القسم أو المجموعة.

•أساليب العمل والإجراءات.

•إجراءات تقييم أداء أعضاء الجماعة.

•إجراءات حساب الأجور والحوافز.

•إجراءات الشراء وصلاحياتها.

•إجراءات تعيين موظفين جدد.

•أنظمة الإجازات ووضع جداولها.

•إجراءات الحضور والانصراف.

•صلاحيات تمثيل القسم.

•صلاحيات التعامل مع العملاء.

•صلاحيات التعامل مع الموردين.

•إجراءات وصلاحيات العقاب.

رابعاً: تصميم العمل الجماعي.

يتضمن تصميم العمل الجماعي تحددي الصلاحيات لأعضائها وخطوات العمل بها، وعلاقات التفاعل كالآتي:

1-حدد الصلاحيات والمسؤوليات الإدارية في الجماعة. ويشمل ذلك:

•تحديد الأعمال والمهام والأنشطة التي تقوم بها الجماعة.

•توزيع الأدوار على كل أعضاء الجماعة.

•تحديد من يقوم بجدولة العمل وتخطيطه.

•تحديد من يوزع المهام على الأعضاء.

• التدريب.

• المراقبة على الجودة.

• تحديد التكاليف.

• الاختيار والتعيين.

• تقييم الأداء.

• التنسيق مع المجموعات الأخرى.

ويشمل الأمر أيضاً واحداً من الموضوعات السابقة والتي ينفرد بها فرد في الجماعة، ويتم على مستوى المجموعة بأكملها.

2-حدد خطوات العمل وتدفقها في الجماعة، ويشمل ذلك بداية العمل، وإجراءاته، ونهايته، ونواتجه، وذلك حتى يتم العمل بالكامل. هذا ويشمل الأمر كذلك إعادة تصميم مكان العمل، وهل حجمه يكفي؟ ومدى كفاية المعدات والأجهزة، ومحطات العمل، وتواليها، وعلاقتها بجماعات العمل الأخرى.

3-وضع خرائط تدفق تشرح بالتفصيل إجراءات وخطوات العمل بالتفصيل، بحيث تشرح هذه الخطوات بداية العمل، وإجراءاته وخطواته، حتى الانتهاء من كل هذه الخطوات.

4-حدد أساليب التفاعل بين أفراد الجماعة، وذلك من خلال تحديد دور الاجتماعات، واللجان التي يتم فيها التنسيق بين أفراد الجماعة. كما يتحدد في هذا المجال أيضاً أخلاقيات العمل اليومية بين الأعضاء وبين الأعضاء وأساليب التعامل. فعلى سبيل المثال قد يتفق أعضاء إحدى الجماعات رسمياً على شروط وأخلاقيات العمل التالية، والتي يضعون لها ضوابط واضحة:

•ضرورة مساعدة كل فرد لزميله.

•على كل فرد أن يستمع جيداً لزميله والا يقاطعه في الحديث.

•يتحلى الأعضاء بالتفتح الذهني.                          •لا يهاجم أي فرد زميله.

•تميز الآراء بالموضوعية والالتزام بالحقائق.

•الصدق في التعامل.                                       •الكياسة مع الزملاء.

•عدم إخفاء أي معلومة.

خامساً: تنفيذ العمل الجماعي.

يتضمن تنفيذ العمل الجماعي وضع الخطط التنفيذية لها، والتأكد من التزام أفارد لجماعة بالتنفيذ، وحل الخلافات بينهم كالآتي:

1-ضع الخطط التنفيذية لعمل كل عضو من أعضاء فريق العمل. فعلى سبيل المثال وضعت الخطة التالية لأحد الأعضاء: صرف المواد من المخزن، ثم الاتصال بالعميل، والاتفاق مع العميل على المواصفات المطلوبة، وإعداد الأفلام والصور، ثم تحميضها، وطباعتها، وإعداد الصور الصغيرة والكبيرة والبروفات، ثم إعداد  الطلبية في شكلها النهائي، ثم تسليمها للعميل. وتستخدم هنا أساليب التخطيط التنفيذي التي تم الإشارة إليها سلفاً مثل الجداول، وخرائط العمل، وقوائم التنفيذ، والميزانيات.

2-تأكد من أن المسؤوليات التي تم إسنادها لكل فرد من أفراد الجماعة قد تمت بالشكل المطلوب، مع تقييم أداء العمل الفردي والجماعي. والالتزام هنا بمعايير والكمية والجودة والوقت والتكاليف المقررة في الخطط التنفيذية.

3-حل مشاكل النزاع والخلاف بين أطراف الجماعة وذلك باستخدام أساليب حل النزاع المناسبة. ومن أهم الأساليب الخاصة بحل النزاع، والتي يجب أن يتدرب عليها كل مسؤول في جماعة العمل هي:

•استخدام الصلاحيات والقوة المخولة له.

•التوسط بين أطراف النزاع والتقريب بين وجهات النظر بينهما.

•استخدام طرف ثالث محايد.

•استخدام قوة ونفوذ الزملاء لحل المشاكل.

•إبعاد الأطراف المتصارعة عن بعضها من خلال نقل البعض من وحدة إلى أخرى.

•استخدام أسلوب حل المشاكل: (تحديد مشترك للمشكلة، وتحديد مشترك لبدائل الحل، وتحديد مشترك للحل النهائي).

سادساً: تابع الأداء الجماعي وقيمه.

ويتضمن ذلك تزويد الجماعة بالمعلومات، ومهارات إدارة الاجتماعات، وتقييم التفاعل بين أعضاء الجماعة كالآتي:

1-زود أعضاء الجماعة بالمعلومات اللازمة عن مدى تقدمهم في إنجاز أعمالهم الفردية والجماعية ويشمل هذا الأمر الموضوعات التالية:

•ما الخطة التي التزم بها الفرد (أو الجماعة) بتنفيذها؟

•ما الكمية التي تم تنفيذها؟                          •ما الجودة التي تم تنفيذها؟

•ما التكاليف الخاصة بالتنفيذ؟                ما وقت التنفيذ؟

•ما مشاكل العمل والتنفيذ؟                           كيف يمكن حل هذه المشكلة؟

2-يفضل أن يكون تزويد الجماعة بمعلومات عن مدى التقدم في الإنجاز جماعياً، وذلك أثناء اجتماع الجماعة، وعلى قائد الجماعة وأعضائها أن يتزودوا بمهارات إدارة الاجتماع التالية:

•الإعداد للاجتماع من خلال خطاب الدعوة، وجدول الأعمال، وترتيب قاعة الاجتماعات، وتحديد الموضوعات وترتيبها في جدول الأعمال، والمدة التي يجب أن يستغرقها كل موضوع.

•عرض الموضوعات في الاجتماع، والالتزام بترتيبها، وعرض الحقائق بالكامل قبل مناقشتها، ثم المناقشة، والالتزام في المناقشة بالموضوعية والصراحة، واستماع الآخرين لكل زميل.

•مشاركة كل أعضاء الاجتماع بالرأي، ومشاركة كل الأعضاء في الاقتراع والتصويت والتوصل إلى القرارات النهائية.

•تسجيل الاجتماع من حيث الموضوعات، والتوصل إلى محضر اجتماع مكتوب والتوقيع عليه من كل فرد.

3-قيم التفاعل في العمل الجماعي وذلك من خلال التطرق إلى الموضوعات التالية:

•تدريب أعضاء الجماعة بعضهم بعضاً.

•التزام أفراد الجماعة بأخلاق العمل الجماعي (السابق الإشارة إليها).

•مناقشة أفارد الجماعة لمشاكلهم بوضوح وصراحة.

•الحل المشترك للمشاكل التي تواجه الجماعة.

•التنسيق بين أفراد الجماعة، وكفاءة إدارة الاجتماعات.