( الاتصـــــال الإداري )

( الاتصـــــال الإداري )

يعرف الاتصال بأنه :

 تبادل للمعلومات والحقائق والمعاني والمشاعر بين جهة وأخرى لإنجاز عمل أو اتخاذ قرار أو تغيير سلوك , وهو فن إيجاد وإشاعة التفاهم بين الأشخاص سواء على مستوى الأفراد أو الجماعات

على المستوى الشخصي لا يستطيع الفرد أن يعيش بمعزل عن المجتمع فحتى يشبع رغباته عليةالاتصال مع الناس وغالبا ما يعتمد نجاح الفرد على قدرته على الاتصال

وفي المؤسسات تشكل عملية الاتصال جوهر وأساس العمليات والوظائف وعن طريقها ترتبط أجزاء وأقسام المؤسسة ببعضها البعض ويتحقق التكامل في أعمالها إذ لا يمكن لجزء أن يعمل بمعزل عن بقية الأجزاء

ونظام الاتصال الفعّال في المؤسسة يقود ويساعد إلى حد كبير في اتخاذ القرارات الإدارية الصائبة حيث أن نجاح عملية اتخاذ القرارات تعتمد إلى حد كبير على دقة المعلومات اللازمة وإمكانية الحصول عليها في الوقت المناسب وهو ما يوفره الاتصال الفعّال

أهميه الاتصالات الإدارية

أن الاتصال الفعال هو مفتاح نشاط المنظمة، وعليه يتوق بقاؤها فبدون الاتصال لا يعرف الموظفون

ماذا يعمل زملائهم ولا تستطيع الأداره أن تتسلم المعلومات من المدخلات التي تحتاجها، ولا يستطيع المشرفون إصدار التوجيهات والتعليمات والإرشادات الملازمة،وبدون اتصال يصبح التنسيق بين أعمال الوحدات والأفراد مستحيلا ولا يمكن تحقيق التعاون  فيما بينهما ،لان الأفراد لا يستطيعون إيصال حاجاتهم ورغباتهم ومشاعرهم للآخرين، وهدا كله يؤدى حتما إلى انهيار المنظمة.

فالاتصالات في مجال أداره الأعمال كشرايين جسم الإنسان التي نجدها متصلة ومترابطة بعضها البعض، ولا تتحقق سلامه الدورة الدموية بدون وجود هذه الشرايين، وبالمثل نجد أن الاتصالات تعمل على استمرارية النشاط في المنظمة واطراد نموها وبقائها لاطول مده ممكنة.

فقد قدر الوقت الدى ينفقه المدير في الاتصال مابين 75 بالمائة و 90 بالمائة من ساعات عمله، حيث يمضى 5 بالمائة من وقته في الاتصال، 10 بالمائة قراءه، 35 بالمائة تحدثا، 40 بالمائة في الاستماع.

ومما يزيد من أهميه الاتصال في المنظمات المعاصرة مايلي:

  أـ التضخم الكبير في حجمها ، والتعدد والتشعب الواسع في فروعها ، والتنوع والتعقد الهائل في وضائفها ألي الحد الدى أدى ألي ضرورة وجود نظام متطور من العلاقات أو الاتصالات التي تمكن من الربط بين هذه الأجزاء والفروع والوظائف بشكل يضمن التناسق بينها.

ب ـ اعتماد عمليه اتخاذ القرار التي تمثل المحور الأساسي الدى تقدم عليه آي منظمه أداريه على المعلومات، وان نجاح وفشل القرارات الاداريه يعتمد على مدى النجاح أو الفشل في أجراء الاتصال التي تهدف ألي الحصول على المعلومات الدقيقة والمباشرة عن مواضع هذه القرارات.

 ت ـ أهميه الترابط بين المنظمة الاداريه ومحيطها وعالمها الخارجي وذلك لان المنظمة كالإنسان لا تستطيع منفردة ومنعزلة عن غيرها.

 ث ـ دقه التنافس بين المنظمات الاداريه داخل المجتمع الواحد مع المنظمات الناظره في المجتماعات الأخرى.

 أهداف الاتصال

 تهدف عمليه الاتصال في أي منظمه أداريه مهما كان نوعها ألي مايلى:

أ ـ تسهيل عمليات اتخاذ القرار على المستويين التخطيطي والتنفيذي.

ب ـ تمكين المرؤسين من التعرف على الأهداف والغايات المطلوب من التنظيم تحقيقها، أضافه ألي    المسؤليات الموكلة للموظفين لعملها والصلاحيات الممنوحة لهم في سبيل تحقيقها.

ت ـ تعريف المرؤسين بالتعليمات المتعلقة والمعلومات التي تواجهها ومواقف المرؤسين من المشكلات وسبل علاجها.

ث ـ شرح سياسات وأهداف المنظمة بالتفصيل ، حيث أن الأداره في المستويات العليا لاتملك الوقت الكافي للاهتمام بالتفا صيل ، وترك ذلك للرؤساء المباشرين.

ج ـ أشعار الموظفين بأهميتهم, وضرورة اطلاعهم على كل شي.

 ح- تفهم ما يفكر به الموظفون ,وما يشعرون به, والتعرف على آرائهم ومقترحاتهم.

خ- توطيد الثقة بين المنظمة والموظفين وبين الأداره والأفراد وبين الرؤساء والمرؤسين.

 ثانيا- أنواع الاتصالات ووسائلها وأساليبها

1- أنواع الاتصال:

 يا خد الاتصال أشكالا متعددة في التنظيم,فهنالك مثلا الاتصال الدى يأخذ اتجاها واحداً وهو يعنى نقل الرسالة من المرسل ألي المستقبل بدون أن يكون هناك اتصال عكسي من المستقبل ألي المرسل للتعرف على رد الفعل او مدى فهم الرسالة, وهذا الاتصال من النادر وجوده في منظمات الأعمال الحديثة, وهناك الاتصال الأخر وهو الاتصال في الاتجاهين من المرسل ألي المستقبل والعكس صحيح, وهذا الاتصال يتوفر بكثرة في المنظمات الحديثة والتي تتميز بالنمط الديمقراطي في الأداره.

 ألا أن التقسيم الأكثر شيوعا للاتصال هو التقسيم الثلاثي , من أعلى ألي اسفل ومن اسفل ألي أعلى والاتصال الأفقي.

  ويمكن توضيح أنواع الاتصالات كما يلي:

أ- الاتصالات الرسمية والاتصالات غير رسميه.

 * الاتصالات الرسمية: وهى ذلك الاتصال الدى يتم في المنظمات الاداريه المختلفة ويكون خاضعا في مساراته وقنواته للاعتبارات التي تحددها القوانين والانظمه واللوائح والقواعد العامة التي تراعى في هذه المنظمات.(2)

والاتصالات الرسمية يمكن أن تسير في واحد من ثلاث اتجاهات أساسيه هي:

 = الاتصالات من أعلى ألي اسفل"الهابطة". 

  وهى تهدف ألي نقل البيانات والمعلومات بخصوص العمل من المدير العام ألي مدراء الإدارات, ومن مدراء الإدارات ألي رؤساء الأقسام ومن ثم ألي رؤساء الوحدات, وتكون الاتصالات في هذا النوع على شكل أوامر وتعليمات وتوجيهات وقرارات تتعلق بشرح الأهداف والسياسات وتنفيذ الخطط والبرامج وتحديد الاختصاص أو توضيح الأعمال أو البث في أمور تتعلق بالمنظمة.

     ومن أهم مزايا الاتصال النازل "الهابط" مايلى:

  -  تعليم الموظفين وتوجيههم وتوضيح المواقف المختلفة لهم, وهذا ما يعمل على أزاله مخاوفهم   وشكوكهم, وبالتالي يقضى على انعدام الثقة الدى قد يسود المنظمة أو حاله خيبه الأمل نتيجة الشعور بان الفرد يعمل دون أن يدرى لماذا؟ أو كيف؟ أو متى يعمل؟

- يمكن من خلق الشعور لدى الموظف بأنه موضع اهتمام أو تقدير الأداره في المستويات العليا, وهذا  يخلق لدى الأفراد روحا من الكبرياء والاعتزاز بالنفس والعمل.

 - تمكن العاملين من متابعة التغيرات والتجديدات المختلفة التي تحدث في المنظمة وما هو موقف   ألاداره منها مما يساعد على المحافظة على التوازن العام في المؤسسة.

 وعيب هذا الاتصال عدم استخدام الوسيلة المناسبة في الاتصال, كما أن الرؤسا والمدرين قد يتأخرون في إعطاء التعليمات والبيانات حتى يطلبها المرؤسين في المستويات الأقل وبذلك تصل متأخرة وتفقد فاعليتها.(1)

  = الاتصالات من اسفل ألي أعلى(الصاعدة):

   تتجه الاتصالات في هذا النوع من اسفل ألي أعلى أي من المستويات التنفيذية ألي المستويات    الاداريه ( أو من المرؤسين ألي الرؤساء).

   حيث لا تتوفر للعاملين في جميع المستويات القدرة على استقبال المعلومات فقط, وانما تتوافر لهم القدرة على تصعيدها ألي أعلى, وتكون الاتصالات في هذا النوع على شكل تقارير وابحات ومذكرات وشكاوى  واقتراحات وأفكار وأراء الأفراد ومشاكل العمل.

     ومن أهم مزايا هذا النوع من الاتصال مايلى:

  - تمكين الأفراد من التعبير عن أحسا سهم ومشاعرهم, وفى هذا بالطبع إرضاء للحاجات الاجتماعية, والذاتية لهم.

- تمكين الأداره من اكتشاف مدى تقبل العاملين للوضع القائم أو الأهداف المنظمة وسياستها, وما هي درجات الرضى ولاستياء لديهم.

 - يمكن من اكتشاف الأخطاء قبل استفحالها, أو وصولها ألي مرحله الخطر ومعالجتها.

  = الاتصالات الافقيه:

   وهى الاتصالات بين الأفراد على نفس المستوى الإداري(الهرمي) في المنظمة, وهى هامة وحيوية لتحقيق فاعليه المنظمة وحيث نجد كثير من الأعمال والمهام التي لايمكن إنجازها في المنظمة بدون التنسيق بين الزملاء في العمل و وتتضح أهميتها في المنظمات كبيره الحجم والمعقدة والتي تشهد تغيرات بيئية كبيره.

وينظر ألي الاتصالات الافقيه على أنها تفاعلات تبادليه لما لها من علاقة بالناس وسلوكهم, ويعتقد أنها تخدم أربع أهداف هي:

 - تنسيق الواجبات حيث يجتمع المديرون لمناقشه كيف تسهم كل دائرة في أهداف المنظمة.

  - حل المشكلات حيث يجتمع المديرون لحل مشكله مشتركة.

  - المشاركة في المعلومات حيث يجتمع مديرون مع مديرين آخرين لتبادل المعلومات

  - حل المنازعات حيث يجتمع المديرون لحل نزاع ما.

     ويمكن أن تتحقق الاتصالات الافقيه من خلال الاتصال المباشر بين المديرين, أو فرق العمل المؤقتة, أو اللجان, أو الدور التنسيقى الذي يلعبه المدير.

 * الاتصالات غير رسميه:

    وهى تلك الاتصالات التي لا تخضع لقواعد وإجراءات مثبته مكتوبة ورسميه كالموجودة في نظام الاتصالات الرسميه(1). وتتم هذه الاتصالات بين مستويات مختلفة داخل المنظمة أو خارجها.

    والاتصالات غير الرسمية نوعان:

الأول, يتفق في أهدافه ومراميه مع أهداف ومرمى الاتصالات الرسمية, وهذا ما ينبغي على المديرين تشجيعه وتيسير السبل أمامه.

  الثاني, له أهداف ومرامي ليست هي أهداف ومرامي الاتصالات الرسمية وهذا لا يؤيده المديرين في العادة, بل يحاربه البعض منهم على ضن منهم أن مثل هذه الاتصالات تعطل انسياب الاتصالات الرسمية أو تعرقل بلوغها أهدافها.

  ومن أمثله الاتصالات غير الرسمية مايلى:

  - ما يدور بين الزملاء في العمل من أحاديث عن مشكلاتهم الخاصة, أو عن آمالهم وأمانيهم وتمنياتهم أو عن الأحوال العامة التي تسترعى اهتمامهم وتستحوذ على تفكيرهم.

- ما ينقل بين الرؤساء والمديرين في ندواتهم الخاصة من معلومات.

 - الشكاوى والتظلمات التي تصل من صغار الموظفين مباشرة ألي المدراء متخطيه في ذلك كل      المستويات الاداريه.

  ب- الاتصالات المباشرة والاتصالات غير المباشرة.

  وتعنى الاتصالات المباشرة تلك التي تتم بين المرسل والمستقبل دون ايه وسائط أو أطراف ثالثه تقع بينهما, أما الاتصالات غير المباشرة فهي التي تتم عبر أطراف ثالثه غالبا.

ويتميز الاتصال المباشر بأنه يسمح للمرسل بتعبير عن نفسه بنفسه , مما يضمن مزيداً من الوضوح. كما أن هذا الأسلوب يسمح للمرسل بان يتأكد من رسالته وصلت كما أرادها أن تكون , وذلك من خلال ملاحظته لاستجابات المستقبل, وربما من خلال سؤاله للمستقبل أن كان قد استوعب مضمون الرسالة بدقه أم لا, أضف ألي ذلك أن الاتصال المباشر يضمن سريه عمليه الاتصال , ويحول دون تسرب المعلومات, وتبدو هذه الاهميه كبيره بالنسبة للرسائل التي تستوجب الاحتفاظ بسريتها. وهذا مالا يمكن تحقيقه بسهوله فيما لو كان الاتصال غير مباشر.

  2- وسائل الاتصال:

المقصود بوسائل الاتصال هو الشكل المادي الذي تتخذه الرسالة والوسط الذي تتدفق عبره, وهى عديدة ومتنوعة, ولكل منها مزاياها وعيوبها, ومدى ملائمتها لاتمام اتصال جيد, ويمكن تقسيمها على النحو التالي:

أ‌-     الوسائل المباشرة.

  ب‌- الوسائل المقروءة أو المكتوبة.

  ت‌- الوسائل المسموعة.

  ث‌-الوسائل المرئية.

https://abhaskom.blogspot.com